Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp

Qua đó, bạn có những quyết định đúng đắn và tránh cho bạn những sai lầm không đáng có. Cũng giống như các sản phẩm khác thì khi lựa chọn phần mềm kế toán cũng không nằm ngoài những mục đích đó vì thế chúng tôi đúc kết được những vấn đề được hầu hết các khách hàng rất quan tâm. Chính vì những lý do đó chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn những kinh nghiệm mà những khách hàng đi trước đã để lại, có thể giúp cho các bạn lựa chọn khi xem DEMO trình diễn bất cứ một sản phẩm phần mềm nào.

I. TÍNH ĐỘNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC YÊU CẦU ĐẶC THÙ

1. Chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báo cáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không?
2. Có thay đổi được giao diện sát với nội dung cần quản lý của từng doanh nghiệp không?
3. Tính giá vốn hàng hoá vật tư cùng một doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp hay không?
4. Kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố nào không?
5. Phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không?
6. Phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao các tiêu thức khấu hao TSCĐ có theo yêu cầu doanh nghiệp không?
7. Có thể quản lý 2 đơn vị tính cho cùng một loại sản phẩm không? Nếu đơn vị có nhu cầu.
8. Có báo cáo vừa tiếng Việt vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không?

II. TÍNH DỄ SỬ DỤNG

1. Thao tác nhập liệu có tối ưu hay không ?
– Các đối tượng mà doanh nghiệp quản lý vừa đủ mà không thừa, không thiếu.
– Các danh mục có được quản lý vừa theo mã vừa theo tên không ?
– Có thể sửa được dữ liệu ngay khi tìm kiếm dữ liệu hy phải quay về màn hình nhập liệu ban đầu để sửa. Khi xem báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được dữ liệu ngay khi ở màn hình báo cáo không.
2. Có hệ thống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không ?
3. Thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không ?
4. Có cho phép mở nhiều màn hình nhập liệu không ( thuận tiện khi cập nhật, bổ sung mã) hay chỉ có một màn hình duy nhất ( phải thoát ra thoát khi muốn cập nhật danh mục hoặc xem báo cáo).
5. Với các bộ phận không cần biết nghiệp vụ kế toán (không biết định khoản) có thể sử dụng được chương trình không ?

III. TÍNH QUẢN TRỊ

1. Có tính quản trị xuôi không? Tức là truy xuất ra các thông tin dạng thống kê, báo cáo (theo các hình thức lọc gộp thông tin) nhanh ngay khi tìm kiếm dữ liệu không ?
2. Các báo cáo trước khi in có thể sắp xếp, lọc gộp dữ liệu lớn, nhỏ (theo bất kỳ trường nào) để giúp cho các nhà quản trị không ?
3. Có tính quản trị ngược không? Tức là khi đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem ngay số liệu chi tiết của từng mục tổng hợp.
4. Có tính quản trị theo kế hoạch không? Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như thế nào? Có thể đưa ra các bài toán giả định theo mục tiêu không?
5. Có được các báo cáo tổng hợp so sánh theo thời gian không?
6. Có thể cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp không? Khi thêm các báo cáo quản trị mới thì có phải yêu cầu nhà cung cấp lập trình thêm và có mất thêm chi phí không?
7. Khách hàng có thể tự thay đổi trình bày báo cáo theo yêu cầu mà không cần đến nhà cung cấp không?

IV. TÍNH TỰ ĐỘNG CAO

1. Khách hàng có thể đặt tự động mã một số yếu tố lặp lại thường xuyên cho máy tính không? Ví dụ: Định khoản tự động, tính thuế VAT tự động, đặt sẵn kho hàng, khoản mục chi phí… cho chứng từ nhập vào.
2. Xử lý lệch tỷ giá tự động không? (tức là chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá khi nhập số liệu và khi điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ cuối tháng).
3. Kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý có thực hiện tự động không (tức là chương trình tự sinh ra các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động).
4. Giá vốn Vlsphh xuất có tính tự động hoàn toàn không?
– Không cần qua bước tổng hợp trung gian nào.
– Khi thay đổi giá nhập hoặc giá thành sản phẩm và chương trình tính lại giá vốn thì giá xuất Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm sẽ được cập nhật theo không?

V. TÍNH LIÊN KẾT, LIÊN HOÀN

1. Các modul TSCĐ, Lao động tiền lương, tính giá thành sản phẩm có cùng trong một phần mềm không, tức là có sự dùng chung một cơ sở dữ liệu?
2. Các bộ phận nghiệp vụ khác (như phòng kinh doanh) có thể cập nhật dữ liệu và khai thác thông tin tại máy của mình không?

VI. TÍNH CHI TIẾT, BẢO MẬT

1- Chương trình có quản lý chi tiết tới từng yếu tố (theo đặc thù của doanh nghiệp) mà nhà quản lý cần quan tâm không? Ví dụ: Chi tiết doanh thu, lãi lỗ, công nợ theo từng hợp đồng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng kênh luồng phân phối, từng nhân viên bán hàng, từng vùng, từng loại hàng…hoặc kết hợp các yếu tố trên?
2- Sau khi khoá sổ dữ liệu, các số dư chi tiết theo các yếu tố cần quản lý trên có được chuyển đúng sang kỳ mới không, hay bị gộp lại? Ví dụ: Số dư công nợ theo hoá đơn, vụ việc, số dư chi phí theo công trình…
3- Chương trình có thể sao lưu dữ liệu tự động không?
4- Cơ chế phân quyền, bảo mật có chi tiết theo từng người với từng nghiệp vụ, từng báo cáo, từng chức năng hay không?
5- Chương trình có lưu vết tên người nhập, người sửa dữ liệu đối với từng bút toán không, từng nghiệp vụ phát sinh?
6- Có cho phép xử lý bù trừ công nợ không?
7- Có cho phép biết được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập liệu?

VII. KHẢO SÁT NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG CỦA HỌ

Thông thường, một phần mềm kế toán phải qua vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ hiệu quả mà chương trình mang lại, vì thế nếu lựa chọn không đúng thì nhà đầu tư rất dễ rơi vào tình trạng “Bỏ thì thương, vương thì tội”. Do vậy, ngoài những thông số chi tiết về kỹ thuật, cần phải xem xét:
1- Số lượng, tỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng, ý kiến của các khách hàng này về hiệu quả sử dụng sản phẩm..
2- Tham giá các khoá đào tạo về phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm.
3- Tham khảo kỹ các khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm, đặc biệt là các khách hàng có cùng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề…
4- Các cách thức, phương tiện, nguồn lực hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp như: Tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến trên Internet, quy trình chất lượng chuyển giao, phương thức bảo hành, bảo trì…
5- Các quy trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ.

VIII. VỀ GIÁ CẢ

1- Giá cả thường phản ánh giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng, đồng thời giá cả cũng phản ánh chất lượng của sản phẩm. Giá cả của phần mềm kế toán trong môi trường cạnh tranh là do thị trường quy định. Hiện tại, giá cả của một phần mềm kế toán nước ngoài từ vài ngàn đến vài chục ngàn đô la. Giá phần mềm trong nước rẻ hơn nhiều. Các kiến thức để khai thác, ứng dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả không phải là kiến thức phổ thông. Do vậy các phần mềm có giá trị quá thấp (dưới 5 triệu VNĐ) thường không đáng tin cậy và chúng ta cũng nhận thấy không có sự xâm phạm bản quyền đối với phần mềm kế toán.
2- Về nguyên tắc, giá cả phần mềm phụ thuộc vào các phần hành mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, quy mô quản lý và các thông số đặc thù của từng đơn vị.

IX. TÍNH CÔNG KHAI CỦA PHẦN MỀM

Các phần mềm phải được trình diễn công khai tại các hội thảo, phải vượt qua sự đối chất trước hàng trăm nhà chuyên môn trong lĩnh vực liên quan và cả của các nhà cung cấp khác. Đó là sự thách thức lớn lao và nguy hiểm nhất đối với phần mềm kế toán.

Sưu tầm