Nội quy lao động của Công ty

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HC-NS

NGÀY              : 01-01-2009 TRANG        : 1 / 50

NỘI QUY LAO ĐỘNG

Căn cứ bộ Luật Lao Động của nước Cộng Hịa X Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ngy 23 thng 06 năm 1994 v Luật sửa đổi bổ sung Bộ Luật Lao Động, cĩ hiệu lực từ ngy 01 thng 01 năm 2003;

Căn cứ Nghị Định 41/CP ngy 06 thng 07 năm 1995 của Chính Phủ về kỷ luật lao động v trch nhiệm bồi thường thiệt hại, v Nghị Định số 33/2003/NĐ-CP của Chính Phủ, sửa đổi một số quy định của Nghị Định số 41/CP;

Xt tính chất kinh doanh v lao động của Công ty, Gim Đốc Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Đồng Hưng cơng bố Nội Quy Lao Động để thực hiện trong tồn Công ty như sau:

1. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Mục tiu

Những quy định sau đây l những nguyn tắc lm việc cơ bản p dụng đối với tất cả Nhân Viên Công ty. Công ty ban hnh Nội Quy Lao Động ny nhằm duy trì kỷ luật của Công ty, nng cao hiệu quả hoạt động của Công ty cũng như để đảm bảo quyền lợi v lợi ích hợp php của Nhân Viên.

Tun thủ nội quy

Công ty và Nhân Viên cĩ trch nhiệm tun thủ nghim chỉnh Nội Quy Lao Động ny v Luật Lao Động việc khơng tun thủ Nội Quy Lao Động ny l hnh vi vi phạm Nội Quy Lao Động, sẽ chịu hình phạt theo quy định trong Chương V.

Phạm vi p dụng

Nội Quy Lao Động ny p dụng cho tất cả Nhân Viên của Công ty.

Sửa đổi và bổ sung

Những quy định trong bản Nội Quy Lao Động ny cĩ thể được sửa đổi v bổ sung ty từng thời điểm nhằm phản nh sự thay đổi trong mơi trường kinh doanh v Luật Lao Động. Những thay đổi như thế sẽ được đăng ký với Phịng Lao Động, Thương Binh v X Hội Quận Tn Bình (“Phịng LĐTBXH”) v sẽ được thơng bo cho tất cả Nhân Viên.

p dụng Luật Lao Động

Nội Quy Lao Động ny được ban hnh trn cơ sở Luật Lao Động của Việt Nam, v quy định thm những quyền lợi v nghĩa vụ của người lao động v của Công ty. Nội Quy Lao Động ny cũng lm r thm những quy định khc trong Luật Lao Động. Bất kỳ vấn đề gì khơng được quy định trong Nội Quy Lao Động ny sẽ được giải quyết theo Luật Lao Động.

Gi trị php lý

Nội Quy Lao Động ny sẽ cĩ gi trị php lý từ ngy đăng ký với Phịng Lao Động Thương Binh và Xã Hội.

 

2. THUẬT NGỮ DÙNG TRONG NỘI QUY LAO ĐỘNG NÀY

 

Bộ LĐTBXH cĩ nghĩa l Bộ Lao Động Thương Binh v X Hội

Sở LĐTBXH cĩ nghĩa l Sở Lao Động Thương Binh v X Hội của TP. Hồ Chí Minh

Phịng LĐTBXH có nghĩa là Phịng Lao Động Thương Binh v X Hội của quận Tn Bình, Tp. HCM

Công ty có nghĩa là Công ty TNHH Dịch vụ Kế Tốn Đồng Hưng, một Công ty TNHH được thành lập theo giấy phép đầu tư số 4102021449 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh cấp ngày 14 tháng 04 năm 2004.

Giám Đốc có nghĩa là Giám Đốc Công ty như đã đăng ký với Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh

Phòng Nhân Sự có nghĩa là Phòng Nhân Sự của Công ty

Hợp Đồng Lao Động có nghĩa là Hợp Đồng Lao Động theo hình thức được quy định tại Điều 6 của Phụ Lục của Nội Quy này

Luật Lao Động có nghĩa là Bộ Luật Lao Động của Việt Nam ngày 23 tháng 06 năm 1994, và Luật sửa đổi Bộ Luật Lao Động, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2003 và các văn bản hướng dẫn thi hành

Nội Quy Lao Động có nghĩa là bản Nội Quy Lao Động này của Công ty

Nhân Viên Thử Việc có nghĩa là Nhân Viên thử việc như quy định tại Điều 3 của Phụ Lục của Nội Quy này

Nhân Viên có nghĩa là Nhân Viên của Công ty như quy định tại Điều 3 của Phụ Lục của Nội Quy này

Trưởng Phòng có nghĩa là các Trưởng Phòng nghiệp vụ của Công ty

Việt Nam có nghĩa là nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.

 

3. NỘI DUNG CỦA NỘI QUY LAO ĐỘNG

 

CHƯƠNG I

THỜI GIỜ LÀM VIỆC, THỜI GIỜ NGHỈ NGƠI VÀ NGHỈ PHÉP

 

Điều 1       Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

1. Số giờ làm việc sẽ là 48 giờ một tuần. Thời giờ làm việc thường xuyên tại văn phòng là từ 7 giờ 30 phút sáng đến 5 giờ chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu riêng thứ Bảy làm việc từ 7 giờ 30 phút sáng đến 12 giơ trưa. Giờ nghỉ ăn trưa là từ 12 giờ trưa đến 1 giờ chiều.
2. Khi làm việc tại trụ sở khách hàng, Nhân Viên phải tuân theo giờ làm việc của khách hàng.
3. Ngày nghỉ hàng tuần là chiều thứ Bảy và ngày Chủ Nhật.

Điều 2       Thay đổi giờ làm việc

            Nếu cần, Công ty có thể thỏa thuận với Nhân Viên liên quan để thay đổi giờ làm việc bình thường miễn là tổng số giờ làm việc của Nhân Viên đó không vượt quá 48 giờ mỗi tuần. Trong những trường hợp như thế, số giờ làm việc mới sẽ được xem như số giờ làm việc bình thường quy định tại Điều 1.

Điều 3       Đi công tác

1. Số giờ mà Nhân Viên sử dụng vào việc đi công tác được tính vào số giờ làm việc như Điều 1.
2. Trường hợp Nhân Viên trực tiếp đi công tác từ nhà của mình, Nhân Viên phải được sự chấp thuận của người quản lý trực tiếp. Sau khi hoàn tất việc đi công tác, nếu vẫn còn trong giờ làm việc thì Nhân Viên phải trở lại Công ty để làm việc.

Điều 4       Làm thêm giờ, làm việc vào ngày nghỉ và làm việc vào ban đêm

1. Ngay khi các Trưởng Phòng nhận thấy rằng có công việc đặc biệt hoặc để hoàn thành công việc đúng thời hạn đòi hỏi phải có số lượng thời gian làm thêm giờ đáng kể, các Trưởng Phòng phải có trách nhiệm thông báo cho Giám Đốc và tạm thời bố trí lại công tác cho Nhân Viên để giảm thiểu hoặc tránh việc làm thêm giờ. Nếu Giám Đốc đi vắng thì Trưởng Phòng sẽ quyết định.
2. Công ty có thể thỏa thuận cho Nhân Viên làm thêm giờ, đi làm vào ngày lễ hoặc đi làm ngoài giờ làm việc bình thường miễn là tổng số giờ làm việc thêm không vượt quá 4 giờ mỗi ngày, hoặc 200 giờ một năm.
3. Tất cả các giờ làm thêm phải được Trưởng Phòng phê duyệt trước bằng văn bản. Ngoài ra, các thủ tục liên quan đến việc nghỉ bù cho giờ làm thêm được thực hiện như sau:

1. Tất cả giờ làm thêm phải được ghi vào bảng chấm công;
2. Hàng tuần, tất cả giờ làm thêm phải được ghi vào phiếu làm thêm giờ và phải được phê duyệt bởi Trưởng Phòng phụ trách công tác. Trên bảng kê giờ, Nhân Viên cần ghi rõ là Nhân Viên đó muốn được nghỉ bù hay được trả tiền mặt. Bảng kê làm thêm giờ đã được phê duyệt phải được nộp cho Phòng Nhân Sự trước ngày làm việc cuối cùng trong tháng.
3. Đơn xin nghỉ bù cho thời gian làm việc thêm giờ phải được lập theo mẫu có sẵn, kèm theo bảng kê làm thêm giờ đã được phê duyệt, và
4. Số dư thời gian nghỉ bù tại thời điểm 31 tháng 12 hàng năm sẽ được trả tiền mặt cho Nhân Viên.
5. Nếu một Nhân Viên làm việc vượt quá số giờ làm việc bình thường hoặc 48 giờ mỗi tuần hoặc đi làm việc vào ngày lễ, sau khi số giờ làm thêm như thế đã được phê duyệt theo Điều 4.3 (từ a " d), người Nhân Viên đó sẽ được trả lương theo Điều 61 Luật Lao Động hoặc được nghỉ bù và hưởng khoản chênh lệch so với tiền lương của công việc đang làm.

Điều 5       Nghỉ lễ

1. Nhân Viên được quyền nghỉ và hưởng nguyên lương vào những ngày được quy định là ngày lễ trong Luật Lao Động. Sau đây là những ngày lễ được quy định:

1. Tết Dương lịch: Một ngày (ngày 01 tháng 01 Dương Lịch hàng năm)
2. Tết Am Lịch: Bốn ngày (Một ngày cuối năm và ba ngày đầu năm Am Lịch)
3. Ngày giỗ tổ: Một ngày (ngày 10 tháng 03 âm lịch hàng năm)
4. Ngày Chiến Thắng: Một ngày (ngày 30 tháng 04 Dương Lịch hàng năm)
5. Ngày Quốc Tế Lao Động: Một ngày (ngày 01 tháng 05 Dương Lịch hàng năm)
6. Ngày Quốc Khánh: Một ngày (ngày 02 tháng 09 Dương Lịch hàng năm)

2. Nếu ngày lễ rơi vào ngày Chủ Nhật thì Nhân Viên được nghỉ bù vào ngày làm việc tiếp theo.

Điều 6       Nghỉ phép hàng năm

1. Nhân Viên đã làm việc thường xuyên tại Công ty đủ 12 tháng thì được nghỉ phép hàng năm có hưởng lương theo bảng sau:

Thâm niên	1 năm đến dưới 5 năm	5 năm đến dưới 10 năm	10 năm đến dưới 15 năm
Số ngày phép trong năm	12 ngày	13 ngày	14 ngày

2. Nếu Nhân Viên làm việc cho Công ty chưa đủ 12 tháng, số ngày phép hàng năm của người Nhân Viên đó sẽ được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng mà người Nhân Viên đó làm việc cho Công ty.
3. Nhằm bảo vệ sức khỏe của Nhân Viên, Công ty mong muốn Nhân Viên lập kế hoạch nghỉ phép hàng năm của mình để có thể nghỉ hết phép trước khi kết thúc năm tài chính (từ 01 tháng 01 Duơng Lịch tới 31 tháng 12 Dương Lịch). Nếu Nhân Viên không thể sử dụng hết số ngày phép hàng năm của mình có lý do chính đáng thì Công ty sẽ, theo thẩm quyền quyết định của mình, có thể quyết định cho phép Nhân Viên đó được chuyển những ngày phép chưa nghỉ sang năm sau với số lượng tối đa là 5 ngày. Số phép vượt quá 5 ngày sẽ bị hủy. Do đó, Công ty khuyến khích Nhân Viên kiểm soát thời gian làm việc của mình và sắp xếp nghỉ phép hợp lý để tránh tình trạng này.
4. Trước khi nghỉ phép hàng năm (nếu thời gian nghỉ liên tục hơn 3 ngày), Nhân Viên phải nộp đơn xin nghỉ phép hàng năm theo mẫu để được phê duyệt trước ít nhất là ba (03) ngày. Công ty được quyền điều chỉnh lịch trình nghỉ phép năm của Nhân Viên để đáp ứng những yêu cầu kinh doanh của Công ty. Phòng Nhân Sự sẽ giữ các đơn xin nghỉ phép và quản lý ngày phép chưa nghỉ của tất cả Nhân Viên. Những hồ sơ này sẽ được đối chiếu thường xuyên với hệ thống theo dỗi việc nghỉ phép trên máy tính.
5. Thời gian đi đường (cả đi và về) trên hai ngày thì từ ngày thứ ba trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hàng năm. Nhân Viên phải nộp bản sao vé đi đường cho Phòng Nhân Sự để xác nhận thời gian đi đường này.

Điều 7       Nghỉ bệnh

1. Nhân Viên phải thông báo càng sớm càng tốt cho Trưởng Phòng trực tiếp của mình biết (hoặc cho Phòng Nhân Sự nếu Trưởng Phòng trực tiếp vắng mặt) trong trường hợp Nhân Viên đó bị bệnh phải tạm nghỉ.
2. Nhân Viên bị bệnh phải xuất trình giấy chứng nhận của bác sĩ cho Phòng Nhân Sự. Giấy chứng nhận của bác sĩ phải là giấy chứng nhận của bệnh viện mà Nhân Viên đó đăng ký khám bệnh phù hợp với thẻ BHYT. Nếu Nhân Viên không có giấy chứng nhận thì ngày nghỉ của Nhân Viên đó sẽ được xem là ngày nghỉ không có lý do chính đáng theo Điều 13.
3. Bảng chấm công của Nhân Viên sẽ được dùng làm cơ sở để ghi số ngày nghỉ bệnh. Khi ghi ngày nghỉ bệnh vào bảng chấm công, người Nhân Viên phải ghi ngày bắt đầu nghỉ bệnh và tổng số giờ nghỉ. Nếu người Nhân Viên có hai ngày nghỉ khác nhau trong cùng một kỳ lập bảng chấm công, Nhân Viên đó phải ghi riêng biệt hai lần trên bảng chấm công.
4. Nhân Viên nghỉ bệnh có đầy đủ giấy chứng nhận của bác sĩ sẽ được BHXH trả lương theo quy định. Nhân Viên cần phải nộp giấy chứng nhận này cho Phòng Nhân Sự truy lĩnh phần tiền lương này từ BHXH.

            Thời gian tối đa Nhân Viên được hưởng trợ cấp ốm đau như sau:

• 30 ngày trong một năm, nếu đã đóng bảo hiểm xã hội dưới 15 năm;
• 40 ngày trong một năm nếu đã đóng bảo hiểm xã hội từ 15 năm đến dưới 30 năm;
• 50 ngày trong một năm, nếu đã đóng bảo hiểm xã hội từ 30 năm trở lên.

Điều 8       Nghỉ chăm sóc con bệnh

            Nhân Viên được nghỉ chăm sóc con bệnh:

• 15 ngày trong một năm, đối với con dưới 36 tháng tuổi;
• 12 ngày trong một năm, đối với con từ 36 tháng tuổi đến 72 tháng tuổi.

      Nhân Viên nghỉ chăm sóc con bệnh sẽ được bảo hiểm xã hội trả một phần tiền lương theo quy định. Nhân Viên phải nộp giấy chứng nhận nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội cho Phòng Nhân Sự để Phòng Nhân Sự truy lĩnh phần tiền lương này từ cơ quan BHXH.

Điều 9       Nghỉ thai sản

1. Nhân Viên nữ được quyền nghỉ thai sản theo Luật Lao Động. Bất kỳ ngày lễ hay ngày nghỉ nào rơi vào thời gian nghỉ thai sản sẽ được tính như là một phần của thời gian nghỉ thai sản và người Nhân Viên sẽ không được quyền nghỉ thêm đối với bất kỳ ngày nghỉ hay ngày lễ nào.
2. Nhân Viên nữ phải thông báo với Công ty và Phòng Nhân Sự về ngày dự kiến sẽ nghỉ thai sản và nộp giấy xác nhận của bác sĩ về ngày sinh con theo ước tính càng sớm càng tốt trước khi nghỉ.
3. Công ty sẵn sàng tạo một môi trường làm việc thuận lợi cho các Nhân Viên nữ nuôi con nhỏ. Ngoài việc nghỉ thai sản, Công ty còn dành cho Nhân Viên giờ làm việc linh hoạt cho tới khi cháu bé được 6 tháng. Sau khi nghỉ thai sản, Nhân Viên có thể chọn lựa nghỉ 02 tháng không lương hoặc làm việc bán thời gian trong vòng hai tháng cho đến bốn tháng tiếp theo. Trong bất kỳ trường hợp nào, Nhân Viên cũng phải có được sự chấp thuận trước bằng văn bản của Trưởng Phòng và Giám Đốc và nộp văn bản chấp thuận đó lên Phòng Nhân Sự.

Điều 10     Nghỉ việc riêng

Nhân Viên được quyền nghỉ hưởng nguyên lương trong các trường hợp sau đây:

1. Nghỉ kết hôn

€   Bản thân kết hôn                                   :           3 ngày

€   Con kết hôn                                         :           1 ngày

2. Nghỉ tang lễ

€   Bố mẹ (cả bên vợ và chồng chết)          :           3 ngày

€   Vợ hoặc chồng chết                              :           3 ngày

€   Con chết                                              :           3 ngày

            Nhân Viên phải nộp đơn xin nghỉ để được phê duyệt trước khi nghỉ.

Điều 11     Nghỉ không hưởng lương

            Công ty có thể cho phép Nhân Viên nghỉ không hưởng lương. Tùy theo khối lượng công việc và tình hình cụ thể của Công ty, Công ty có toàn quyền quyết định cho phép Nhân Viên nghỉ không hưởng lương. Đơn xin nghỉ không hưởng lương phải đuợc sự chấp thuận của Giám Đốc Công ty. Thời gian nghỉ không hưởng lương cộng dồn tối đa là hai (2) tháng trong một năm.

Điều 12     Nghỉ để thi

1. Việc nghỉ để thi chỉ dành cho những Nhân Viên học thi lấy bằng chuyên nghiệp theo sự chấp thuận của Công ty, số ngày nghỉ tùy thuộc vào các kỳ thi chuyên môn.
2. Việc nghỉ để ôn thi trong bất kỳ kỳ thi nào sẽ không được Công ty cho phép, Nhân Viên phải dùng ngày phép hàng năm của mình hoặc nghỉ bù để tham dự các lớp đó.
3. Nếu các lớp thi nêu trên rơi vào ngày Chủ Nhật Nhân Viên không được trả tiền làm thêm giờ cho việc tham dự các kỳ thi này.

Điều 13     Nghỉ không có lý do chính đáng

      Nếu một Nhân Viên nghỉ trái với những quy định trong các điều từ Điều 5 đến Điều 12, việc nghỉ này sẽ được xem như nghỉ không có lý do chính đáng.

CHƯƠNG II

AN TOÀN LAO ĐỘNG VÀ VỆ SINH LAO ĐỘNG

Điều 14     An toàn lao động và vệ sinh lao động

            Công ty sẽ thiết lập các điều kiện làm việc an toàn và vệ sinh cho Nhân Viên. Nhân Viên có trách nhiệm phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Công ty về an toàn và vệ sinh lao động.

Điều 15     Phòng chống cháy

1. Trong trường hợp có hoặc được dự báo có cháy nổ hoặc có những trường hợp bất thường, Nhân Viên phải lập tức tham gia vào việc phòng chống cháy nổ, hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại do các sự cố như thế gây ra và báo cáo ngay cho cấp lãnh đạo của mình về những sự cố này.
2. Vì những lý do an toàn, Nhân Viên phải tuân theo những chỉ thị về phòng ngừa hỏa hoạn và có thể tham gia diễn tập chửa cháy do Công ty và bên cho thuê ban hành theo từng thời kỳ.

Điều 16     Các biện pháp an ninh đối với văn phòng Công ty và Nhân Viên

1. Quy định chung

      Là một Công ty chuyên cung ứng dịch vụ chuyên môn, sự bảo vệ an toàn thông tin là điều hết sức quan trọng vì bất kỳ sự rò rỉ nào về thông tin của khách hàng cũng có thể bị xem là vi phạm những thỏa thuận về nghề nghiệp đối với khách hàng và có thể dẫn đến, ít nhất là việc mất khách hàng. Nhân Viên phải luôn luôn ý thức về việc bảo vệ an ninh đối với văn phòng Công ty.

2. Các biện pháp an ninh đối với văn phòng Công ty

      Vì lý do an ninh, tất cả các cửa của Công ty phải được đóng ngoài giờ làm việc. Nhân Viên cần vào làm việc ở văn phòng ngoài giờ làm việc phải được báo trước với Giám Đốc hoặc người trực tiếp phụ trách văn phòng.

3. Những người không được phép vào văn phòng Công ty

1. Nhân Viên được yêu cầu gặp bạn bè hoặc cựu Nhân Viên của Công ty tại phòng họp. Trong tất cả mọi tình huống, Nhân Viên phải bảo đảm bạn bè của mình không tiếp cận được với các thông tin của khách hàng và của cả Công ty.
2. Những người lạ mặt kể cả cựu Nhân Viên của Công ty không được phép vào trong văn phòng. Địa điểm gặp gỡ là tại khu vực tiếp tân nếu cuộc gặp xẩy ra trong thời gian ngắn.
3. Nhân Viên nên đến chào hỏi một cách lịch sự những người lạ đi lại trong Công ty, hỏi xem họ cần gặp ai. Nhân Viên phải thông báo ngay cho tiếp tân hoặc bất cứ Trưởng Phòng nào khi thấy người lạ đáng nghi ngờ.

4. Bảo vệ an toàn các tài liệu làm việc

1. Tất cả các giấy tờ làm việc, hồ sơ, chương trình kế toán, con dấu, hồ sơ khách hàng, và các tài liệu mật khác để tại trụ sở khách hàng phải được để vào tủ khóa lại trong giờ ăn cơm trưa và vào ban đêm. Các giấy tờ chứa đựng những thông tin mật không được dùng làm giấy phế liệu. Giấy tờ chứa đựng những thông tin nhạy cảm phải được xé nhỏ bằng máy hủy giấy.
2. Các hồ sơ được lưu trữ trong phòng lưu trữ hồ sơ và Nhân Viên phải đảm bảo rằng chỉ mang ra khỏi phòng lưu trữ hồ sơ những hồ sơ nào đang được sử dụng. Không Nhân Viên nào được mang hồ sơ ra khỏi phòng lưu trữ hồ sơ mà không ký tên trên thẻ nhận hồ sơ.
3. Nhân Viên không được phép lấy bất kỳ hồ sơ nào trong phòng Giám Đốc nếu chưa được sự cho phép của Giám Đốc đối với các hồ sơ đó.

5. Tài liệu hay hồ sơ mang ra khỏi văn phòng Công ty

Các tài liệu hay hồ sơ của Công ty/Khách hàng khi mang ra khỏi văn phòng Công ty phải được đựng trong các túi an toàn và phù hợp như những túi do Công ty cung cấp. Tên hồ sơ của khách hàng không được để cho người ngoài trông thấy. Nếu một Nhân Viên bị bắt gặp đang mang hồ sơ hay tài liệu trong những túi đựng không phù hợp, sự việc sẽ được báo cáo cho Trưởng Phòng để có biện pháp xử lý thích hợp.

Điều 17     Giữ cho văn phòng sạch sẽ và ngăn nắp

1. Công ty cho rằng việc giữ cho văn phòng được sạch sẽ và ngăn nắp là điều rất quan trọng. Điều này không những tạo ra một môi trường dễ chịu và hứng khởi để làm việc mà còn cho thấy một hình ảnh về sự ngăn nắp thứ tự của Nhân Viên.
2. Nhân Viên phải giữ cho văn phòng được sạch sẽ, ngăn nắp và phải dọn dẹp gọn gàng bàn làm việc của mình vào cuối ngày làm việc. Giấy tờ làm việc, hồ sơ và những tài liệu khác phải được trả lại vào đúng vị trí sau khi sử dụng.

Điều 18     Các thủ tục văn phòng

1. Phòng tiếp khch

      Tất cả các cuộc họp với khách hàng phải được tiến hành tại phòng tiếp khch và việc sắp xếp các cuộc họp với khách hàng phải được báo cáo cho tiếp tân để tiện sắp xếp thời gian, hạn chế việc hẹn nhiều khách hàng đến cùng lúc gây ảnh hưởng đến chất lượng của buổi làm việc.

2. Thư viện

1. Nhân Viên được tự do sử dụng các tài liệu, sách vở, văn bản trên mạng trong giờ làm việc.
2. Nhân Viên phải tìm kiếm trả cho thư viện bất kỳ các văn bản, tài liệu nào mà Nhân Viên đó làm mất hoặc làm hư hỏng trong khi sử dụng hoặc phải thông báo ngay cho người quản lý văn bản biết để có hướng xử lý.

3. Bảng thông báo

      Các thông báo được nêu trên bảng thông báo của Công ty nhằm giúp cho Nhân Viên theo dõi được các sự kiện và những vấn đề có liên quan của Công ty. Bất kỳ thắc mắc hoặc nghi ngờ nào cần được báo cáo trực tiếp với người ban hành thông báo đó.

4. Tiết kiệm năng lượng

      Công ty khuyến khích Nhân Viên tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt đèn trong giờ ăn trưa, sau giờ làm việc hoặc khi các phòng không được sử dụng.

5. Hút thuốc

            Công ty không cho phép Nhân Viên hút thuốc trong văn phòng ngoại trừ các khu vực do Giám Đốc chỉ định. Trong khi làm việc tại trụ sở khách hàng, Nhân Viên phải tuân theo các quy định của khách hàng.

6. An quà trong văn phòng

            An quà trong văn phòng trong giờ làm việc, ngoại trừ giờ nghỉ trưa, cần phải hạn chế. Trong giờ ăn trưa, Nhân Viên chỉ có thể ăn tại các nơi đã được chỉ định trước và tuyệt đối không được ăn tại những nơi công cộng mà khách hàng có thể đến được.

Điều 19     Bảo vệ an toàn đối với các máy tính xách tay

1. Các biện pháp bảo vệ an toàn chung

            Nhân Viên được Công ty giao máy tính xách tay cần phải:

1. Chịu trách nhiệm bảo quản máy đó và trả lại máy cho Công ty khi sử dụng xong.
2. Cất giữ máy tại nơi an toàn vào ban đêm. Nếu Nhân Viên không có phòng hay các ngăn tủ có khóa, ngưới Nhân Viên đó phải tự bảo quản máy xách tay và chịu trách nhiệm về tính an toàn cho thiết bị mình quản lý.
3. Luôn luôn thận trọng khi đi ra khỏi văn phòng Công ty với máy tính xách tay, đặt biệt Nhân Viên nên tránh việc chở máy tính xách tay trên xe gắn máy vào mọi lúc.

2. Mang máy tính xách tay về nhà hoặc ra khỏi Công ty hoặc trụ sở của khách hàng mà không được bảo quản can thận.

            Nói chung, Nhân Viên không được mang máy tính xách tay về nhà. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu như cần phải mang máy tính xách tay về nhà, thì phải có ý kiến của Trưởng Phòng. Những nguyên tắc hướng dẫn sau đây cần phải được tuân thủ đối với việc mang máy tính xách tay về nhà, hoặc mang đến một nơi ngoài Công ty hay ngoài trụ sở của khách hàng.

1. Không được để cho người không có thẩm quyền sử dụng máy tính xách tay. Những người duy nhất được sử dụng máy tính xách tay là Nhân Viên được giao máy tính xách tay và/ hoặc Giám Đốc; và
2. Không được cài đặt các phần mềm không được phép vào máy tính xách tay. Nếu Nhân Viên không hiểu rõ về định nghĩa của “phần mềm không được phép”, người Nhân Viên đó nên tham khảo ý kiến của người phụ trách công nghệ thông tin (hoặc sẽ được quy định tại các văn bản khác).

Điều 20     Bảo vệ an toàn khi đi lại

1. Quy định chung

      Thời gian dùng để đi lại phải được tính vào các mã số của khách hàng có liên quan, hoặc các mã số thuộc chi phí của Công ty dùng cho việc học tập, hội thảo hoặc phát triển công việc kinh doanh. Thời gian đi lại được tính vào bảng chấm công theo cách sau:

1. Nếu Nhân Viên đi đến văn phòng Công ty trước khi đi đến khách hàng hoặc đến địa điểm học tập/hội thảo, tất cả thời gian đi lại được tính.
2. Nếu Nhân Viên đi thẳng từ nhà đến trụ sở khách hàng hoặc đến địa điểm học tập/hội thảo, khoảng thời gian vượt quá thời gian đi lại bình thường từ nhà đến cơ quan phải được tính (thí dụ: nếu thời gian đi từ nhà đến cơ quan là 30 phút, trong khi Nhân Viên mất một tiếng đồng hồ để đi từ nhà đến trụ sở khách hàng, thì thời gian phải tính là nửa giờ).

            Việc đi lại hàng ngày từ nhà đến cơ quan không được xem là đi công tác cho Công ty. Công ty sẽ không thanh toán cho các chi phí đi lại như thế.

2. Đi thẳng đến trụ sở của khách hàng

            Nhân Viên không được khuyến khích đi thẳng đến trụ sở của khách hàng vào buổi sáng mà nên đến văn phòng để sắp xếp công việc trước. Trừ các trường hợp cần thiết phải đến đúng giờ làm việc như đã hẹn với khách hàng hoặc do yêu cầu của Trưởng Phòng, nhưng phải thông báo trước với tiếp tân để khi cần thiết Công ty biết được Nhân Viên đó đang ở đâu.

3. Xe Công ty

1. Xe của Công ty chỉ được dùng cho mục đích công việc và không được dùng vào mục đích riêng nếu không có sự cho phép của Giám Đốc. Giám Đốc chỉ cho phép trong những trường hợp đặc biệt. Khi sử dụng cho mục đích công việc ngoài giờ làm việc, chi tiết của chuyến đi phải được ghi vào sổ theo dõi xe và phải được người đi ký xác nhận.
2. Xe Công ty sẽ có phiếu ghi thời gian sử dụng xe, tài xế phải ghi các chuyến đi vào phiếu này. Nhân Viên sử dụng xe phải ký vào sổ theo dõi, xác nhận thời gian sử dụng xe và khoảng cách.
3. Tất cả các trường hợp đi công tác có sử dụng xe của Công ty phải được báo trước cho tiếp tân để thuận tiện cho việc sắp xếp thời gian hợp lý. Thời hạn báo trước tối thiểu là 01 ngày trước khi sử dụng (trừ các trường hợp gấp hoặc phát sinh không nằm trong kế hoạch) nhưng cũng phải thông báo cho tiếp tân để theo dõi.

4. Phê chuẩn đi công tác

1. Đi công tác cho Công ty gồm những trường hợp sau:

            Đi từ Công ty đến một địa điểm khác trên lãnh thổ Việt Nam có liên quan đến việc thực hiện công việc cho khách hàng, phát triển kinh doanh của Công ty, dự khóa đào tạo, hội thảo, và

            Bất kỳ việc đi lại nào mà Công ty thanh toán lại chi phí (thí dụ như: đi tuyển dụng Nhân Viên, đi mua đồ dùng cho Công ty…)

2. Trứơc khi đi công tác, Nhân Viên phải điền vào mẫu đơn đi công tác để Giám Đốc hoặc người khác có thẩm quyền phê duyệt. Đơn này có trình bày tất cả các chi tiết có liên quan đến chuyến đi công tác và chi phí. Phòng hành chính chỉ thực hiện các công việc liên quan đến chuyến đi khi đơn này đã được phê duyệt.
3. Ngay sau khi đi công tác trở về, Nhân Viên sẽ điền phiếu đề nghị thanh toán các khoản chi phí liên quan đến chuyến đi. Phiếu đề nghị thanh toán này phải được phê duyệt bởi Trưởng Phòng và Giám Đốc trước khi thanh toán.
4. Phải thừa nhận rằng, nhằm phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty, cần huy động các nguồn lực mà chúng ta có để đảm bảo việc hoạt động trên một phạm vi địa lý rộng tối đa và cung ứng các dịch vụ hàng đầu cho khách hàng. Các thủ tục nêu trên đây không nhằm mục đích ngăn cấm việc đi lại nhưng để đảm bảo rằng các khoản chi phí gắn liền với hoạt động phát triển kinh doanh của Công ty được quản lý và theo dõi đầy đủ.

 

CHƯƠNG III

CÁC QUY ĐỊNH VÀ TRẬT TỰ TRONG CÔNG TY

 

MỤC I: CÁC YÊU CẦU CHUNG

 

Điều 21     Các nguyên tắc

            Nhân Viên phải tuân theo tất cả các quy định và yêu cầu của Công ty cũng như những mệnh lệnh của cấp lãnh đạo. Nhân Viên phải hết sức nỗ lực trong công việc thực hiện công tác của mình nhằm phát huy tính sáng tạo, nâng cao kỹ năng làm việc, thúc đẫy và duy trì trật tự, kỹ luật và sự hài hòa tại nơi làm việc.

Điều 22     Đi trể về sớm và vắng mặt vì các lý do riêng

1. Trường hợp Nhân Viên dự kiến rằng mình sẽ đến cơ quan trễ, về sớm hoặc vắng mặt vì lý do riêng, Nhân Viên phải được cấp lãnh đạo chấp thuận trước. Nếu không có sự chấp thuận như thế, sự vắng mặt của Nhân Viên được xem như vắng mặt không có lý do chính đáng theo Điều 13.
2. Nhân Viên phải thông báo cho người lãnh đạo mình về bất kỳ sự vắng mặt nào vì bất kỳ lý do gì ít nhất là một ngày trước ngày vắng mặt. Trong trường hợp khẩn cấp, nếu Nhân Viên không thể đích thân đến báo hoặc báo trước, thì Nhân Viên hoặc gia đình của họ phải thông báo cho lãnh đạo của Nhân Viên vào buổi sáng của ngày vắng mặt bằng điện thoại hoặc bằng bất kỳ phương tiện liên lạc nào khác. Nhân Viên phải trình bày đầy đủ lý do để Trưởng Phòng mình phê duyệt về sự vắng mặt. Không có được sự phê duyệt như thế, sự vắng mặt của Nhân Viên sẽ bị xem là vắng mặt không có lý do chính đáng theo Điều 13.

Điều 23     Ở lại trụ sở Công ty

            Nhân Viên muốn vào hoặc ở lại trụ sở Công ty ngoài giờ làm việc bình thường vì mục đích không phải để thực hiện công tác phải được sự chấp thuận trước bằng văn bản của Giám Đốc. Không có sự chấp thuận như thế là vi phạm Nội Quy Lao Động này và sẽ bị xử lý kỹ Luật Lao Động theo quy định của Nội Quy Lao Động.

Điều 24     Đúng giờ

1. Công ty rất chú trọng đến việc Nhân Viên làm việc đúng giờ ở cả Công ty và tại trụ sở khách hàng. Nhân Viên cần phải có mặt đúng giờ dù ở tại Công ty hay ở tại trụ sở của khách hàng. Việc đi trễ, về sớm thường xuyên hoặc vắng mặt mà không được chấp thuận trước sẽ bị xử lý kỷ luật.
2. Nhân Viên phải thông báo cho Trưởng Phòng của mình hoặc thư ký phòng mình khi họ phải đi ra khỏi Công ty và báo cho biết có thể liên hệ với họ ở đâu.

Điều 25     Ngăn cấm việc vào trụ sở Công ty

            Nhân Viên có thể bị cấm vào hoặc bị buột phải rời trụ sở của Công ty trong bất kỳ trường hợp nào sau đây:

1. Gây rối trật tự hoặc có hành động vô kỷ luật tại Công ty;
2. Mang vũ khí, súng ngắn, các vật gây nổ hoặc các vật dụng nguy hiểm khác vào, hoặc giữ các vật đó tại trụ sở Công ty;
3. Bị bệnh tâm thần, bệnh truyền nhiễm hoặc các chứng bệnh nguy hiểm khác có thể gây ra sự truyền nhiễm hoặc các ảnh hưởng tai hại cho Nhân Viên khác;
4. Có ý định hoặc gây ra những trở ngại hoặc cản trở đối với công việc của Nhân Viên khác; và
5. Các tình huống được nêu trong Điều 69 của bảng Nội Quy Lao Động này.

Điều 26     Công việc và công tác được chỉ định

1. Nhân Viên sẽ được giao việc theo Hợp Đồng Lao Động tại nơi làm việc do Giám Đốc hoặc Trưởng Phòng chỉ định, và có bổn phận và trách nhiệm theo sự ủy nhiệm của Giám Đốc hoặc Trưởng Phòng.
2. Công ty và Nhân Viên có thể thỏa thuận rằng Nhân Viên được giao một công việc khác phù hợp do yêu cầu kinh doanh của Công ty.

Điều 27     Quy định về trang phục

1. Nhân Viên cần nhớ rằng Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp, vì vậy họ phải tuân thủ các quy định về trang phục trang trọng và chỉnh tề. Việc vi phạm các quy định về trang phục có thể làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của Công ty.
2. Tất cả các Nhân Viên nam phải mặc quần tây màu tối, áo sơ mi đồng phục, cài nút tay, và mang cà vạt trong khi làm việc tại tại trụ sở của khách hàng.
3. Tất cả các Nhân Viên nữ phải mặc đồng phục của Công ty khi làm việc tại văn phòng và tại trụ sở của khách hàng.
4. Các trang phục không được chấp thuận bao gồm, nhưng không chỉ giới hạn vào những mục sau:

• Đồ jeans hay áo quần bằng vải dày khác giống như jeans;
• Giầy cao su đi trên cát;
• Xăng đan hoặc giầy không che hết các ngón chân;
• Giầy không dây buộc hay dép lê.

5. Thường phục không được chấp nhận ngoại trừ vào ngày thứ Bảy và ngày nghỉ cuối tuần hay lúc đi kiểm kho hay đang làm nhiệm vụ đặc biệt mà việc mặc thường phục sẽ thích hợp hơn. Trong trường hợp ngày thứ Bảy hay ngày nghỉ mà có việc phải đến làm việc tại văn phòng của khách hàng thì cũng phải mặc đồng phục Công ty.

Điều 28     Tư cách của Nhân Viên trong giờ làm việc

            Bất kể các quy định khác trong Nội Quy Lao Động này, Nhân Viên phải tuân thủ nghiêm chỉnh Nội Quy Lao Động này để duy trì chất lượng và số lượng công việc. Việc không tuân thủ các quy định của Nội Quy Lao Động sẽ bị xử lý kỷ luật, cụ thể là:

1. Nhân Viên phải giữ sức khỏe và tích cực làm việc;
2. Nhân Viên phải thực hiện các công tác được giao trong phạm vi khả năng hoặc được ủy quyền, và phải duy trì các tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng công việc;
3. Nhân Viên không được làm hại đến danh tiếng của Công ty dưới bất kỳ hình thức nào; và không có hành vi nào làm phương hại đến tính trung thực, danh tiếng hoặc những quyền lợi kinh doanh hợp pháp của Công ty;
4. Nhân Viên không được cố tình hay vô ý làm thiệt hại đến, hoặc ăn cắp, tài sản của Công ty hoặc tài sản của Nhân Viên khác và khách hàng đến làm việc tại Công ty;
5. Nhân Viên luôn luôn cư xử lịch sự, đúng mức và trung thực trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình;
6. Nhân Viên phải thông báo ngay cho Giám Đốc hoặc cấp lãnh đạo của mình biết về bất kỳ lỗi lầm, sai sót, hoặc việc làm nào ngoài ý muốn có nguy cơ làm thiệt hại hay ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của Công ty, và những điều đó có thể bị họ biết, hoặc có thể bị họ nghi ngờ, bất kể là sự hiểu biết hay nghi ngờ này phát xuất từ trong hay ngoài Công ty;
7. Nhân Viên không được xin bất kỳ một lợi ích nào từ khách hàng. Thuật ngữ “lợi ích” bao gồm quà biếu, tiền cho vay, tiền phí, tiền thưởng, việc làm, dịch vụ hoặc các ưu đãi khác. Thuật ngữ “khách hàng” bao gồm các khách hàng, các nhà cung cấp và những người tiếp xúc khác liên quan đến công việc. Nhân Viên phải thông báo ngay cho Giám Đốc hoặc cấp lãnh đạo của mình biết về bất kỳ khoản quà biếu, tiền hoặc lợi ích khác mà một Nhân Viên đồng nghiệp, một người tiếp xúc trong công việc hoặc một bên thứ ba cho mình;
8. Nhân Viên không được rời trụ sở Công ty trong giờ làm việc mà không có sự cho phép trước từ cấp lãnh đạo của mình hoặc của Giám Đốc;
9. Việc gọi điện thoại và gửi thư điện tử vì mục đích cá nhân cần phải hạn chế đến mức tối thiểu nhằm tránh bất kỳ sự phiền phức nào cho khách hàng hoặc bất kỳ sự trì hoãn nào trong việc hoàn thành công việc của Công ty;
10. Nhân Viên không được mang vũ khí, chất nổ hoặc các vật dụng nguy hiểm vào trụ sở Công ty;
11. Nhân Viên không được uống rượu hoặc dùng ma túy trong khi thực hiện nhiệm vụ và không được phép tới Công ty trong tình trạng say xỉn;
12. Nhân Viên không được đánh bạc hoặc tổ chức hoặc tham dự vào bất kỳ hình thức cá cược nào trong trụ sở Công ty;
13. Nhân Viên không được cản trở hay ngăn cản công việc của Nhân Viên khác;
14. Nhân Viên không được có hành vi quấy rối tình dục hoặc bất kỳ sự quấy rối nào khác hoặc có bất kỳ sự kỳ thị nào; và
15. Nhân Viên không được vi phạm bất kỳ chính sách, quy định hoặc thủ tục nào của Công ty.

Điều 29     Trách nhiệm của Nhân Viên

            Trong suốt thời gian làm việc, Nhân Viên:

1. Đồng ý phục vụ cho Công ty và các đơn vị trực thuộc của Công ty theo từng thời kỳ và theo đúng khả năng để thực hiện nhiệm vụ và sử dụng quyền hạn mà Công ty giao cho họ theo sự thỏa thuận giữa các bên trong Hợp Đồng Lao Động;
2. Sẽ chấp hành và tuân theo bất kỳ chỉ thị hoặc hướng dẫn nào mà Công ty đưa ra hoặc phổ biến trong từng thời kỳ, sẽ phục vụ Công ty một cách tận tụy và sẽ hết sức nỗ lực để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và mang lại lợi ích cho Công ty;
3. Làm việc tại những nơi mà Công ty yêu cầu theo sự thỏa thuận của các bên; và
4. Sẽ chấp nhận đi công tác đến những nơi khác nhau trong toàn lãnh thổ Việt Nam bằng những phương tiện và vào những lúc mà Công ty có thể yêu cầu tùy từng thời kỳ.

Điều 30     Việc Nhân Viên tiếp xúc với Giám Đốc và các cấp lãnh đạo

            Tất cả các Nhân Viên điều được quyền tiếp xúc với Giám Đốc hoặc bất kỳ cấp lãnh đạo nào trong toàn Công ty. Tuy nhiên, Nhân Viên nên thực hiện quyền này sau khi suy xét chín chắn và ngay từ đầu nên tham khảo ý kiến của Trưởng Phòng về những vấn đề liên quan đến việc làm của mình. Nhiều vấn đề của Nhân Viên có thể được Trưởng Phòng/ Trưởng Phòng Nhân Sự giải quyết thỏa đáng. Trường hợp các Trưởng Phòng/Trưởng Phòng Nhân Sự không giải quyết được, những vấn đề này sẽ được trình lên Giám Đốc để giải quyết.

Điều 31     Đánh giá Nhân Viên

1. Tất cả các Trưởng Phòng phải hoàn tất việc đánh giá Nhân Viên của họ theo lịch trình do Phòng Nhân Sự hoặc Giám Đốc đưa ra.
2. share

   Kế Toán Đồng Hưng